wapt image 1645 Suggerimenti per la gestione del tempo per lavorare in un mondo virtuale
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Suggerimenti per la gestione del tempo per lavorare in un mondo virtuale

Sono sempre stato bravo nella gestione del tempo. Ma quando ho lasciato Corporate America e ho iniziato la mia attività di assistente virtuale, ho scoperto abbastanza rapidamente che la gestione del tempo in un mondo virtuale è diversa da quella in un ufficio. Significava che dovevo imparare a ristrutturare la mia giornata per essere il più produttivo.

Ovviamente, all’inizio, la gestione del tempo significava usare la stenografia per prendere appunti e la carta carbone per creare duplicati. L’avvento del computer ha cambiato tutto questo. È solo migliorato sempre di più da lì. Il professionista amministrativo di oggi ha una vasta gamma di strumenti a portata di mano per aiutarli a organizzare la loro giornata lavorativa. Quando lavoravo in un ambiente d’ufficio, alcune delle tecniche di gestione del tempo che utilizzavo includevano lo smistamento della posta in pile prima di aprirla o distribuirla; assicurandomi che quando mi alzavo dalla scrivania, facessi tutte le commissioni di cui avevo bisogno mentre ero già in piedi e in giro; convertire quanti più sistemi cartacei in sistemi elettronici potrei. Mi è sempre piaciuto trovare modi per semplificare un processo. Ho avuto alcune idee piuttosto folli; ma di solito ero abbastanza fortunato da avere capi che mi permettevano di provare le mie idee, e hanno sempre funzionato.

Una volta che ho iniziato a lavorare da casa, dove letteralmente tutto il mio lavoro veniva svolto al computer, molte delle mie tattiche di gestione del tempo non venivano più applicate. All’inizio è stato un po ‘frustrante, poiché ero sempre stato orgoglioso delle mie capacità organizzative e di gestione del tempo. Sembrava che non riuscissi a capirlo. Era fuori carattere per me. Alla fine ho deciso che dovevo prendere un paio di giorni durante un lungo weekend per organizzare le cose e sviluppare una routine.

  • Ho iniziato con il mio computer. Fino a quel momento era stato solo per uso personale. Ora, era il mio strumento di lavoro principale. Ho deciso di organizzare il mio desktop, i miei documenti, i miei file, ecc., Per permettermi di lavorare in modo più efficiente; aiutami a trovare le cose più facili; disporre di un sistema di archiviazione sensato. Ho cancellato file e disinstallato programmi che non ricordavo nemmeno di aver salvato o installato, liberando spazio che non mi ero nemmeno reso conto di avere. Ho eseguito il mio regime di manutenzione del computer. Accidenti, è stato molto, ma ne vale davvero la pena! Il mio computer ora funziona più velocemente e in modo più fluido che mai.
  • Successivamente, sono andato a lavorare sul mio calendario, elenco delle attività e posta elettronica. Avevo cose qui, là e ovunque. Ho consolidato tutto nel mio programma Microsoft Outlook e ho organizzato cartelle, elenchi e programmi giornalieri.
  • Successivamente, ho fatto un inventario delle applicazioni software che stavo utilizzando e di ciò che avrei dovuto aggiungere alla mia raccolta per essere produttivo nel mio nuovo ambiente di lavoro. Dopotutto, ora ero responsabile di tutto ciò, invece della società per cui lavoravo, come era sempre stato in passato. Ho ricercato ciò che potevo utilizzare gratuitamente e ho aggiunto le applicazioni di qualità superiore quando ero in grado di permettermele.
  • Backup: l’ultima cosa che dovevo fare era ideare un sistema di backup per il mio computer. Non me ne sono mai preoccupato molto prima. Ma non potevo rischiare di perdere un lavoro prezioso, dato che ora era il mio sostentamento. Adesso è una cosa in meno di cui mi devo preoccupare.

Ora che avevo le cose in ordine, ero entusiasta di andare a lavorare. Anche se la mia giornata lavorativa è andata più liscia dopo aver fatto queste cose, ho scoperto che avevo ancora del lavoro da fare. Non stavo ancora sfruttando al massimo il mio tempo; Ho dovuto cercare modi per migliorare ulteriormente. Dopo un periodo di sperimentazione con cose diverse, ho finalmente ristretto il campo ad alcune cose che funzionano molto bene per me.

  • E-mail: ho capito come domare il gremlin delle e-mail; organizzando la posta, proprio come facevo quando lavoravo in ufficio, solo ora è al computer. Contrassegno la posta ad alta priorità per il follow-up (se non la gestisco subito), la archivia in una cartella, la stampa, la inoltra (delegala) o la elimino. Se è necessario aggiungere qualcosa al mio calendario, lo faccio subito e poi sono sicuro di non dimenticarmi di programmarlo in seguito. Bene, è fuori mano. Pianifico questa prima cosa al mattino e poi di solito la controllo un paio di volte durante la giornata.
  • Programma: avere un programma della mia giornata stabilito per prima cosa al mattino è fondamentale per me. So cosa devo fare e ho un’idea abbastanza chiara di quanto tempo potrebbe impiegarmi, quindi non è così difficile programmare la mia giornata. Uso il mio calendario in Outlook e imposto un promemoria da visualizzare per me. Questo è il metodo migliore che ho escogitato per assicurarmi di non perdere o dimenticare nulla di veramente importante.
  • Famiglia – C’è voluto del tempo per far abituare la mia famiglia all’idea che solo perché sono a casa non significa necessariamente che sono prontamente disponibile per soddisfare le loro esigenze. Ho ancora un lavoro da fare e un lasso di tempo entro il quale completare determinate attività. Oltre a questo, addebito molti dei miei clienti a ore; quindi, è importante che il tempo che passo a lavorare sui loro progetti sia dedicato interamente a quel progetto. Una volta che ho chiarito che il mio orario di lavoro è “non disturbare”, hanno capito completamente e la mia giornata di lavoro ora ha molte meno interruzioni …
  • A proposito di interruzioni, questa è un’altra cosa che ho imparato a tenere sotto controllo. Sebbene fosse difficile da fare, ho dovuto imparare a spegnere il cellulare, chiudere la posta elettronica, mettere il telefono sulla scrivania in modalità “non disturbare”, trattenere il bucato, ecc. Una parte importante della gestione del tempo per me è essere in grado di concentrarmi completamente su ciò su cui sto lavorando.

E ‘un lavoro in corso. Per natura, sono sempre alla ricerca di modi migliori e più efficienti di fare le cose. Mi aspetto che non smetterò mai di modificarlo. Ma ora è molto meglio di prima. Ora ho tempo per assumere nuovi clienti!

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