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Ottieni un vantaggio competitivo con la mappatura dei processi aziendali

La mappatura dei processi aziendali (BPM) definisce ogni processo aziendale in semplici passaggi dall’inizio alla fine. Dalla sua introduzione nel 1921, la mappatura dei processi si è evoluta fino a diventare multidimensionale, aiutando le organizzazioni a raggiungere vari obiettivi aziendali come conformità normativa, reingegnerizzazione dei processi, simulazione e analisi delle attività. Inoltre, la ISO 9001 richiede che un’organizzazione segua un approccio di processo per la gestione aziendale; la mappatura dei processi funziona bene per soddisfare questi requisiti.

Idealmente, ogni processo all’interno di un’organizzazione dovrebbe essere mappato per fornire risultati migliori e migliorare la proprietà del team. Per essere precisi, ci sono principalmente tre tipi di processi aziendali che devono essere mappati per una chiara comprensione e una comunicazione efficace in tutta l’azienda:

  • Processi di gestione: i processi che regolano il funzionamento di un sistema come “Corporate Governance” e “Strategic Management”
  • Processi operativi: i processi che costituiscono il core business come acquisti, produzione, marketing e vendite
  • Processi di supporto: i processi che supportano i processi principali; i processi di supporto tipici includono la contabilità, il reclutamento e il supporto tecnico

Perché la mappatura dei processi aziendali fa bene alla tua azienda?

BPM consente a ogni azienda di strutturare i propri componenti e allineare le proprie azioni per raggiungere un obiettivo comune dell’organizzazione. Indipendentemente dal reparto / organizzazione di provenienza, la mappatura dei processi può essere utilizzata per i propri scopi e può essere personalizzata in base alle esigenze aziendali. Alcuni dipartimenti di un’organizzazione che possono attivamente utilizzare la mappatura dei processi per ottenere risultati aziendali efficaci, ridurre costi e rischi sono Risorse umane, Finanza, Legale, Vendite e marketing, IT, Conti, Assicurazione di qualità, Assistenza clienti, Operazioni, Produzione, Prodotto Sviluppo e ricerca. Ognuno di questi dipartimenti può utilizzare un software di mappatura dei processi per comprendere chiaramente i propri processi e comunicare efficacemente con manager e team.

Facciamo un esempio di come un reparto operativo di un produttore di dispositivi medici può utilizzare le mappe di processo per risparmiare sui costi e ottenere un vantaggio competitivo.

Sei un vicepresidente delle operazioni per un produttore di dispositivi medici …

Il problema critico per la tua azienda è che impiega il doppio del tempo e ti costa circa il doppio per evadere gli ordini dei tuoi concorrenti. Ognuno dei tre canali di vendita: telefono, posta ed e-commerce deve affrontare costose strozzature. Il tempo medio di elaborazione degli ordini per tutti e tre i canali è di 6 ore al costo di $ 250 per ordine. La fedeltà dei clienti e i tempi di consegna sono diventati problemi critici poiché i clienti insoddisfatti iniziano a portare la propria attività altrove.

Soluzione:

  • Assegnare a un team lo sviluppo di processi snelli e redditizi per tutti e tre i canali
  • Condividi il loro modello con tutti gli stakeholder per vincere il buy-in
  • Promuovi l’implementazione attraverso mappe di processo facili da condividere

Vantaggi degli strumenti di mappatura dei processi aziendali

BPM consente agli stakeholder chiave di identificare le fasi critiche del processo fin dall’inizio, risparmiando tempo e aumentando l’efficienza. Ecco alcuni dei vantaggi della distribuzione di uno strumento di mappatura dei processi aziendali nella tua organizzazione:

  • Scopri i migliori processi per guidare la crescita in tutta l’organizzazione– La mappatura dei processi ti darà una chiara comprensione di ogni passaggio e di come si relazionano. Immagina di avere il potere di prendere decisioni analizzando e simulando prima il loro impatto. Gli strumenti di mappatura dei processi ti consentono di provare scenari “what-if” in modo da ottenere una visione dei profitti reale e selezionare i processi ottimali per la tua organizzazione.
  • Ottieni un quadro più ampio– I diagrammi di flusso sono progettati per consentire una maggiore visibilità delle informazioni critiche dell’azienda sotto forma di diagrammi e diagrammi di flusso del processo. Ciò aiuterà le principali parti interessate a prendere la decisione giusta al momento giusto.
  • Corretta allocazione delle risorse– Quando sai quali risorse sono necessarie per raggiungere i risultati ottimali alla fine di ogni processo, puoi allocare risorse sufficienti in fase di pianificazione, risparmiando eventuali deficit o situazioni di budget eccessivo.
  • Costruire la fiducia nel team di gestione del progetto– La mappatura dei processi ti offre un quadro completo di tutti gli elementi coinvolti in un processo e ti consente di tenere conto dei fattori di influenza fin dall’inizio, senza lasciare spazio a sorprese dell’ultimo minuto. È possibile identificare rapidamente le principali aree di interesse di un progetto e gestirlo in modo proattivo.
  • Ottieni buy-in e promuovi il cambiamento condividendo i risultati– Una comunicazione efficace è la chiave per ottenere il buy-in per un nuovo progetto / piano in un’organizzazione. Stai cercando di convincere il tuo team ad adottare un nuovo SOP? L’uso di una mappa di processo renderà il cambiamento del processo senza sforzo in quanto consentirà a tutti di visualizzare, comprendere e supportare il processo di cambiamento. Quando comunichi efficacemente il cambiamento, incoraggi il feedback per un miglioramento continuo.
  • Garantire la conformità normativa– La ISO 9001 richiede che ogni azienda segua un approccio sistematico per un processo. La conformità normativa può essere semplificata attraverso le mappe dei processi in quanto consente di gestire, visualizzare e analizzare i processi attuali per ottenere la conformità in tutta l’organizzazione.

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