wapt image 1345 Organizza il sistema di posta elettronica per una migliore gestione del tempo
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Organizza il sistema di posta elettronica per una migliore gestione del tempo

Troppi professionisti aziendali sprecano tempo prezioso controllando costantemente le proprie e-mail. L’invio di e-mail può anche richiedere più tempo del necessario. Esercitati nell’organizzazione della posta elettronica e nella gestione del tempo per risparmiare tempo quando lavori con la posta elettronica.

Tieni presente che ogni e-mail non deve essere letta quando arriva. Per la maggior parte delle persone il controllo della posta aziendale può essere fatto tre volte durante il giorno: quando si entra all’inizio del turno, prima o dopo pranzo e prima di lasciare il lavoro per il giorno. Tuttavia, le persone in un servizio di assistenza clienti o un lavoro di supporto potrebbero dover controllare la posta elettronica ogni ora, ad esempio all’inizio di ogni ora anziché ogni minuto del giorno. La vecchia regola di gestione del tempo per rispondere alle domande era entro 24 ore, tuttavia con i progressi tecnologici odierni, entro la fine della giornata lavorativa o ogni turno di lavoro potrebbe essere una pratica migliore.

Se un’e-mail non riceverà risposta lo stesso giorno in cui viene letta, poiché richiede più tempo di riflessione di quanto possa essere attualmente concesso, utilizzare la funzione di promemoria o tickler nel sistema di posta elettronica che indica una scadenza in modo che il requisito di risposta non lo sia dimenticato. Se l’email non indica una data di scadenza, chiedila o almeno fai sapere al mittente quando potrebbe aspettarsi una risposta ben ponderata. Inoltre, potrebbe essere necessario un po ‘più di tempo in anticipo durante la composizione delle e-mail, ma può far risparmiare tempo e confusione in seguito se, quando si inviano e-mail aziendali, è necessario seguire l’etichetta e-mail professionale.

Sebbene sia vero che non è necessario controllare spesso le e-mail, nessuno dovrebbe lasciare che la propria casella di posta si riempia troppo. Una casella di posta piena richiede più tempo per essere cancellata in futuro. Se un’e-mail richiede una risposta, non far aspettare troppo le persone per una risposta. Se non richiede una risposta, decidi se è necessario conservare l’email o eliminarla immediatamente. Pulisci sempre la posta in arrivo alla fine di ogni giornata all’ora impostata. Inoltre, se lo svuotamento della cartella del cestino non è impostato su un intervallo di tempo automatico, svuotalo anche alla fine di ogni giornata.

Quando si conservano le e-mail per riferimento futuro, assicurarsi di creare cartelle per archiviarle. La creazione di cartelle per progetti o team attivi rende facile recuperare rapidamente comunicazioni importanti e inoltrarle quando necessario. È anche facile rimuovere rapidamente tutte quelle vecchie e-mail quando il progetto è completo o il team viene sciolto eliminando la cartella. Alcuni strumenti di posta elettronica consentono di inviare messaggi di posta elettronica da determinate persone direttamente a una cartella per effettuare il controllo delle attività del progetto durante un tempo designato durante la giornata lavorativa. Non solo è possibile impostare cartelle e inviare loro e-mail con le informazioni sul mittente, ma è anche possibile filtrare le e-mail in cartelle specifiche in base a una parola nella riga dell’oggetto.

Come ultimo suggerimento per risparmiare tempo, quando invii regolarmente email di massa a un particolare gruppo o team di persone, considera di mettere insieme il loro indirizzo email in un ID gruppo per completare più rapidamente il campo “A” per i messaggi in uscita. Quindi pratica una migliore organizzazione della posta elettronica e una migliore gestione del tempo lavorando con la posta elettronica. Non essere uno di quei professionisti che perdono tempo prezioso controllando le e-mail più spesso del necessario.

NOTE: per informazioni sull’etichetta della posta elettronica, consultare l’articolo intitolato “Incoraggiare l’etichetta della posta elettronica: cosa fare e cosa non fare”. Per ulteriori dettagli sugli ID di gruppo, vedere l’articolo intitolato “Ottieni più rapidamente le email utilizzando i nomi dei gruppi come indirizzi”.

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