wapt image 1573 Migliore servizio clienti grazie a un'efficace gestione del tempo
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Migliore servizio clienti grazie a un’efficace gestione del tempo

Essere in grado di gestire e stabilire le priorità è un’abilità importante quando si servono i clienti. Pianificare eventi, attività e attività su base annuale, mensile, settimanale e giornaliera, ovvero dare priorità al tempo, può essere gratificante dal punto di vista del fatto che ti consente di essere più proattivo nel prepararti ad affrontare le situazioni. Tale pianificazione può ridurre la tua esigenza di essere un gestore delle crisi. È importante dentro e fuori dal lavoro perché, se non gestisci bene la tua vita personale, potresti trasferire lo stress personale sul posto di lavoro. Questo non è solo inefficiente; è anche ingiusto nei confronti del tuo datore di lavoro, colleghi, colleghi e clienti esterni.

Dopo aver pianificato eventi e attività chiave utilizzando un qualche tipo di sistema di pianificazione (ad esempio, software di gestione del tempo, sistema di pianificazione scritto o calendario o dispositivo di pianificazione elettronico in grado di scaricare informazioni nel computer), rivedere le informazioni regolarmente per evitare di dimenticare qualcosa.

Un modo per gestire gli eventi, piuttosto che farti gestire da loro, è creare un elenco di attività ogni giorno e assegnare un valore a ciascuna in base all’importanza. La chiave è essere coerenti e dare la priorità ogni giorno. Alcune persone fanno della pianificazione l’ultima attività della loro giornata lavorativa. Quando arrivano al lavoro la mattina successiva, sono pronti per iniziare piuttosto che passare il tempo a prepararsi.

Linee guida per la definizione delle priorità

Tre linee guida possono aiutarti a determinare quali attività eseguire per prime. Questi possono aiutarti a creare un elenco realistico e realizzabile di attività quotidiane. Come hai imparato leggendo la definizione degli obiettivi in ​​altri capitoli, gli obiettivi devono essere raggiungibili. Utilizzare i seguenti standard come guida quando si impostano le priorità.

Giudizio. Sei il miglior giudice di ciò che puoi realizzare in un dato giorno. Conosci i tuoi punti di forza e cosa deve essere fatto. Quando selezioni le priorità, ricorda che quelle che hanno il maggiore impatto sui clienti e sugli altri dovrebbero essere collocate in cima alla tua lista. D’altra parte, non mettere così tante priorità in un elenco giornaliero da non riuscire a portarle a termine. Se ciò accade, potresti scoraggiarti e arrenderti.

Quando ti accorgi di avere più priorità elevate di quanto ne hai tempo, potresti dover chiedere aiuto o guida al tuo capo. Molte volte, la semplice richiesta di assistenza aiuta a sviluppare il tuo rapporto con gli altri. Si sentono rispettati e fidati del tuo gesto, a patto che tu non abusi del loro aiuto o sembri scaricare i tuoi compiti su di loro. Inoltre, considera altre risorse che potresti utilizzare per svolgere attività (ad es. Tecnologia, fornitori esterni o clienti).

Relatività. L’assegnazione delle priorità è una questione di relatività. Alcuni compiti e progetti sono prontamente classificati più alti di altri. Dovresti essere guidato dalla domanda “Qual è il miglior uso del mio tempo?” Molte persone riempiono il loro programma quotidiano con compiti frivoli o facili e con compiti che a loro piace svolgere. Questo produce una vuota sensazione di realizzazione. Possono fare molto durante il giorno e divertirsi, ma non hanno aggiunto molto valore al servizio clienti o aiutato a raggiungere gli obiettivi organizzativi. Tieni presente che quando definisci le priorità sul posto di lavoro che il tuo obiettivo principale dovrebbero essere i tuoi clienti e le attività che li supportano.

Timing. La realtà e le scadenze hanno un modo di dettare le priorità. Anche l’ora di inizio di un progetto o di un’attività può stabilire delle priorità. Una volta iniziata un’attività, deve esserci tempo sufficiente per portarla a termine. Se ciò non è possibile, potrebbe essere necessario assegnare una nuova priorità o richiedere assistenza.

Sii realistico riguardo al tempo necessario per completare un’attività. Assicurati di programmare tutto quel tempo, più un po ‘di più, sul tuo foglio di pianificazione quotidiana. Inoltre, considera il periodo di picco per le prestazioni. Ogni persona ha in genere un periodo della giornata in cui ha più energia e può fare di più. Sfrutta il periodo di punta e programma le attività ad alta priorità durante quel periodo, se possibile.

Sistema di priorità

Per impostare il tuo sistema di priorità, elenca tutte le tue attività in sospeso e poi raggruppale in base al loro livello di importanza. Il modo in cui assegni un valore a un’attività non è importante fintanto che utilizzi lo stesso formato ogni giorno. Molte persone usano un sistema A, B, C e altri usano un formato 1, 2, 3. Ecco i criteri suggeriti per l’assegnazione:

Priorità A-Must o elementi critici. Alcune cose devono essere fatte a causa di direttive di gestione, regolamenti locali, statali o federali, importanza per clienti o clienti, scadenze o opportunità che forniscono per il tuo successo o avanzamento (ad esempio, rapporti fiscali statali, azioni richieste da un cliente o applicazione per una posizione nell’organizzazione con una data limite specifica per la presentazione).

Priorità B-Dovrei fare. Gli articoli in questa categoria sono di valore medio. Sebbene possano contribuire alla soddisfazione del cliente e al miglioramento delle prestazioni, non sono essenziali o non hanno scadenze critiche (ad esempio, l’invio di un kit di informazioni non richieste a un cliente su un nuovo prodotto o lo sviluppo di una proposta per modificare un sistema o processo esistente).

Priorità C-Nice da fare. Questa è la categoria più bassa e include attività che non sono un collegamento diretto alla soddisfazione del cliente. Possono anche essere divertenti o interessanti, ma potrebbero essere omessi o lasciati incompiuti. Posticipare o programmare tali priorità fino a un periodo di tempo più lento avrà probabilmente un impatto minimo o nullo sul servizio clienti (p. Es., Incontrare i membri del team per raccogliere idee per una disposizione più efficiente dei cubicoli, pulire i vecchi file di posta elettronica o allineare ordinatamente il prodotti su uno scaffale).

Nota: man mano che si leggono i messaggi di posta elettronica e di posta vocale negli orari pianificati durante la giornata, assegnare loro la priorità e aggiungerli all’elenco delle cose da fare.

La chiave per una gestione efficace del tempo è avere un piano e lavorare su quel piano. Se controlli il tuo tempo, tu ei tuoi clienti potrete trarre vantaggio dai vostri sforzi.

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