wapt image 1453 Migliore organizzazione - Suggerimenti per la gestione del tempo
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Migliore organizzazione – Suggerimenti per la gestione del tempo

Poiché la gestione del tempo è l’atto o il processo di pianificazione ed esercizio del controllo sulla quantità di tempo speso in attività specifiche, è possibile ottenere molti miglioramenti diventando più organizzati nell’approccio alle attività e ai lavori.

Molti dei testi su come diventare un buon manager del proprio tempo parlano dei diversi modi per organizzarsi. La maggior parte dei suggerimenti che leggerete, qui o altrove, riguardano una migliore organizzazione che si divide in due parti; pianificazione, definizione delle priorità e programmazione.

Pianificazione

Avere un piano per ciò che devi fare è meglio di un’idea approssimativa. Questo ti aiuta a rimanere fedele a ciò che devi realizzare invece di andare per distrarre vicoli interessanti o carini.

Scrivi un elenco di tutte le attività o obiettivi che sono di tua responsabilità per il periodo di tempo futuro che stai pianificando; una lista di cose da fare. Non includere attività di routine che svolgi ogni giorno; se sono regolari e abituali, non è necessario alcun promemoria per affrontarli. Inoltre, non entrare nei minimi dettagli, a meno che il tuo lavoro non sia davvero grande, complesso o abbia parti dipendenti diverse. E non passare anni sulla lista. Jared Sandberg ha detto che alcune persone trascorrono più tempo a organizzare le loro liste che a completare lavori che possono spuntare.

Dare la priorità

Una volta che hai un elenco di lavori, decidi quali sono i più importanti da fare. Il 20% dei lavori nell’elenco fornirà l’80% del valore. Questi sono ovviamente i primi lavori su cui lavorare nel caso in cui non hai tempo per passare ad altro. Il modo in cui lo fai non è scolpito nella pietra, ma è fondamentale stabilire l’importanza di tutti i compiti. In questo modo puoi determinare facilmente cosa rimane fino all’ultimo.

All’interno di questa definizione delle priorità dovrebbe esserci anche una valutazione dell’urgenza. Il presidente Eisenhower ha affermato che “ciò che è importante raramente è urgente e ciò che è urgente raramente è importante”. Da ciò è nata una matrice che porta il suo nome, sebbene resa popolare da Steven Covey. Valutando le cose in modo binario come urgenti o meno e importanti o meno, si finisce con il dividere tutto in quattro quadranti.

Le cose che non sono né urgenti né importanti possono essere ignorate e mai fatte. In teoria è facile, ma sarà difficile sbarazzarsi di alcune delle banalità e delle cose divertenti ma improduttive. Sii spietato.

Cose importanti ma non urgenti possono essere pianificate per il futuro. La mia dichiarazione dei redditi è importante ma non è prevista fino a gennaio e quindi può essere un’attività pianificata per ottobre di ogni anno. In alternativa posso lasciarlo fino a dicembre, essere interrotto da Natale e poi il giorno di Capodanno spostarlo nella casella Importante e urgente.

Tutto ciò che è urgente ma non importante non deve necessariamente essere fatto da te. A meno che, naturalmente, tu non sia l’unica persona nella tua organizzazione o stia pensando alla tua vita privata, nel qual caso devi essere tu. Anche allora potresti scoprire che è conveniente assumere qualcuno che lo faccia per te, se la tua tariffa oraria è inferiore alla loro. Guadagni di più concentrandoti sulle cose importanti e paghi solo una parte del tuo reddito per portare a termine le altre cose urgenti. Ciò potrebbe significare assumere qualcuno per setacciare le tue e-mail o per fare le pulizie a casa.

Infine ci sono i lavori importanti e urgenti che devi fare adesso. Innanzitutto chiediti, sono davvero urgenti o è semplicemente la valutazione di qualcun altro? Solo perché vogliono una risposta ieri non ne fa necessariamente la tua urgenza. Tuttavia, se il tuo capo dice che è urgente, probabilmente lo è!

Se sei un leader di altre persone, si suggerisce che solo il 15% del tuo tempo dovrebbe essere dedicato alla lotta antincendio di compiti urgenti E importanti, il 20% a compiti importanti pianificati e il resto del tuo tempo (più della metà) dovresti utilizzare per delegare le altre urgenze al tuo team.

Sono disponibili molte informazioni sulla Matrice di Eisenhower, incluso il sito web di Art of Manliness

Valutazione e programmazione (o un altro punto di pianificazione)

Una volta che sai cosa deve essere fatto e in quale ordine, è utile stimare quanto tempo ci vorrà. In questo modo puoi fare un piano per un periodo di tempo discreto (un giorno o una settimana), fiducioso di ottenere tutto ciò.

All’interno di questa valutazione, è necessario lasciare un po ‘di margine, un periodo di contingenza per le cose che superano la tua stima. Inoltre ci deve essere tempo per affrontare i compiti urgenti che ancora non conosci; quelle cose che vengono aggiunte alla tua lista di cose da fare dopo che sono state fatte, per essere immediatamente spuntate.

Se non sei sicuro della durata dei lavori, puoi utilizzare il metodo comparativo descritto nel processo SCRUM. Ogni lavoro viene classificato rispetto agli altri e viene assegnato un punteggio o un punteggio invece di un tempo. Dopo il primo periodo di lavoro puoi controllare quanti punti hai raggiunto e utilizzare quella conoscenza per programmare il periodo di tempo successivo. Puoi diventare rapidamente esperto nella programmazione di una quantità realistica di lavoro ed essere in grado di stimare i completamenti finali come risultato. Progettato originariamente per il settore IT, il processo SCRUM è stato utilizzato da allora in molti altri contesti, anche nell’istruzione. Per maggiori informazioni consulta la Scrum Guide che è disponibile come download dal sito web Scrum Guides.

Conclusione

Una buona gestione del tempo è fondamentale se vuoi essere più efficace e tutti noi possiamo migliorare in alcuni piccoli modi. Diventa più organizzato con i piani che fai; fissare gli obiettivi e quindi dare loro la priorità. Inoltre, guarda ciò che già fai e dai la priorità anche a queste attività. Dovresti scoprire che puoi smettere di farne alcune perché non sono né importanti né urgenti.

Puoi rimandare le modifiche o invece puoi implementare qualcosa di piccolo oggi. Quindi porta avanti quell’abitudine di formazione per fare la differenza nel futuro.

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