wapt image 1339 Gestione del tempo: come eseguire operazioni di elaborazione in batch per risparmiare tempo ed energia
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Gestione del tempo: come eseguire operazioni di elaborazione in batch per risparmiare tempo ed energia

introduzione

In questo articolo, tratterò una tecnica di gestione del tempo chiamata “elaborazione batch” che è particolarmente utile per completare determinati tipi di attività in modo più efficiente e risparmiare tempo in modo più efficiente, impiegato per completare altre attività. Discuterò cos’è esattamente l’elaborazione batch, perché è una strategia di gestione del tempo vantaggiosa e infine discuterò i cinque passaggi necessari per eseguire correttamente le attività di elaborazione batch.

Cos’è l’elaborazione in batch?

L’elaborazione in batch è un processo che consente di risparmiare tempo che consente di completare attività ripetitive in modo più efficiente utilizzando meno energia mentale. Fondamentalmente, questa attività è definita come il completamento di un’attività relativamente piccola e ripetitiva che normalmente completeresti regolarmente nel tempo, più volte di seguito durante un periodo di tempo più ampio.

Perché l’elaborazione in batch è una tecnica vantaggiosa per la gestione del tempo?

Completando una piccola attività che normalmente completeresti più volte al giorno, su base giornaliera o su base settimanale, più volte in un periodo di tempo più ampio, stai risparmiando tempo liberando quelle parti più piccole della tua giornata o settimana che normalmente spenderesti per completare l’attività elaborata in batch.

Il completamento di un’attività più volte di seguito rende anche più efficiente il completamento di tale attività. Quando crei un sistema per completare i tuoi compiti ripetitivi, permette al tuo cervello di abituarsi a completare un determinato compito, e alla fine costa al tuo cervello e, di conseguenza, a completare il compito a portata di mano ripetutamente rispetto al completamento l’attività individualmente ripetutamente.

La ripetitività di questo processo significa anche risparmiare energia mentale in due modi. Innanzitutto, ci vuole energia mentale per passare da un’attività a concentrare la propria attenzione sul completamento di un’altra attività. Questa tecnica consente al tuo cervello di concentrarsi sul completamento della stessa attività per un periodo di tempo più lungo, riducendo la quantità di energia cognitiva, o cerebrale, che spendi per cambiare attività. In secondo luogo, completando un’attività di routine in anticipo, come nel caso della maggior parte delle attività che puoi elaborare in batch, non devi ricordarti di completarle in seguito, liberando letteralmente il tuo carico cognitivo o la quantità di spazio nel tuo cervello disponibile per completare altre attività.

Come si elabora un’attività in batch?

Esistono quattro passaggi di base per l’elaborazione in batch di un’attività. Li elencherò in ordine e poi elaborerò ogni passaggio in modo più dettagliato. Innanzitutto, scegli un’attività appropriata per l’elaborazione in batch. In secondo luogo, scegli e pianifichi un periodo di tempo relativamente ampio da dedicare al completamento di tutte le ripetizioni dell’attività che stai completando. Terzo, decidi un processo, una routine o un sistema per completare le tue attività in modo più efficiente. Quarto, in realtà completi i tuoi compiti.

1. Scegli un’attività appropriata:

Per scegliere un’attività appropriata da elaborare in batch, dovresti pensare a qualcosa che è relativamente breve da completare, che devi completare regolarmente e che non è di natura temporale per essere completata.

Ad esempio, non vorresti scegliere, a meno che tu non fossi molto motivato e pieno di energia, scrivendo diversi articoli accademici di seguito. Sarebbe troppo lungo, non è molto facile da sistematizzare, è qualcosa che in genere ha scadenze variabili e sensibili al tempo e non è qualcosa che normalmente dovresti finire su base frequente e regolare.

Un compito più appropriato potrebbe essere qualcosa come preparare i tuoi abiti da lavoro per la settimana, è qualcosa che devi completare su base settimanale, puoi trovare un sistema di scelta, stiratura e appendere o qualcosa di simile per completare l’attività in modo efficiente, e è un’attività che può essere completata in anticipo senza influire sul vantaggio di portarla a termine.

2. Scegli e pianifica un periodo di tempo:

La maggior parte delle attività elaborate in batch sono quelle che richiedono un tempo relativamente breve per essere completate individualmente. Quando inizi per la prima volta a elaborare in batch le attività, dovrai moltiplicare la quantità di tempo che impieghi per completare l’attività da sola per il numero di volte che la ripeterà. Quindi, poiché questo sarà un periodo di tempo relativamente lungo, soprattutto rispetto a quello che sei abituato a spendere per completare questa attività, vuoi programmare il tempo in modo mirato per assicurarti di avere tutto il tempo per elaborare completamente in batch e completare tutte le ripetizioni dell’attività che si desidera completare per ottenere i massimi vantaggi dall’elaborazione batch.

Per continuare l’esempio della preparazione dei vestiti per la settimana, se in genere occorrono 20 minuti per sceglierne uno ogni sera o ogni mattina, stirare / cuocere a vapore e avere tutto il necessario per il vestito pronto per il giorno successivo, e se lavori cinque giorni in una settimana, vorrai moltiplicare 20 minuti per 5 ripetizioni. Ciò equivarrebbe a 100 minuti, o circa un’ora e 40 minuti. Vorresti scegliere un giorno in cui puoi dedicare un’ora e 40 minuti, o un po ‘più a lungo quando inizi per la prima volta, a finire di preparare i tuoi vestiti per la settimana a venire. Man mano che diventi più efficiente con il tuo processo, il tempo necessario per completare un processo batch completo probabilmente diminuirà di una notevole quantità.

3. Calcola una routine / processo o sistema:

Per risparmiare tempo ed energia con l’elaborazione in batch, è essenziale individuare un sistema, un processo o una routine per completare le attività ripetitive. In genere, il modo più efficiente in termini di tempo di elaborazione batch consiste nel completare lo stesso primo passaggio per tutte le ripetizioni di un’attività, quindi il secondo passaggio per tutte le attività, ecc. Questo non è sempre possibile, ma inventando un processo da completare un’attività completa prima di completare la ripetizione successiva con lo stesso processo, aumenterai anche la tua efficienza e alla fine inizierai a risparmiare tempo.

Ad esempio, quando prepari i tuoi vestiti per la settimana, potresti decidere di scegliere prima tutti i tuoi abiti. Quindi puoi scegliere di tirare fuori, o almeno scegliere, gli accessori che vuoi indossare con ogni vestito. Quindi puoi scegliere quali scarpe indossare per ogni outfit. Quindi stirare o cuocere a vapore, se lo fai come parte del processo di preparazione dei vestiti, prima tutto un tipo di abbigliamento, come tutti i pantaloni che indossi, e poi un altro tipo di abbigliamento dopo, come i top indossare, fino a quando non ti prepari ogni tipo di abbigliamento. Infine, appenderesti ogni vestito e, per una maggiore efficienza, li appenderesti in qualche modo che l’ordine in cui li indossi sarebbe ovvio per te.

4. Completa il tuo processo batch:

L’ultimo passaggio per l’elaborazione in batch consiste nel completare, all’orario preselezionato, le attività che si è deciso di elaborare in batch. A seconda dell’attività, questo può sembrare noioso, o può sembrare una perdita di tempo impiegare una quantità di tempo relativamente grande al momento per completare le attività che normalmente completeresti in un secondo momento in un tempo molto più breve, ma praticando e divenendo esperto in questo processo, inizierai a vedere i vantaggi che questa tecnica di gestione del tempo offre nel lungo periodo.

Per completare il nostro esempio di elaborazione in batch della preparazione dell’abbigliamento per la settimana lavorativa, potresti sentire che passare 100 minuti per finire qualcosa che sei abituato a fare con facilità in 20 minuti ogni giorno può sembrare controintuitivo, ma a lungo termine lo sei risparmiando 20 minuti della giornata a vicenda, alla fine trascorrerai meno tempo a completare l’intero processo batch e inizierai a notare meno stress dal non dover pensare o completare la scelta e la preparazione del tuo abbigliamento da lavoro ogni giorno.

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