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Come estendere il QMS esistente in un IMS indirizzato a ISO 14001

introduzione

In tutto il mondo, ci sono chiaramente crescenti preoccupazioni per i cambiamenti climatici, la sostenibilità e altre questioni ambientali. La comunità più ampia sta prestando sempre maggiore attenzione all’impatto delle attività commerciali sull’ambiente. In effetti, alcuni clienti stanno ora specificando i requisiti di gestione ambientale che i loro fornitori devono soddisfare.

Forse la prova più tangibile dell’impegno ambientale di un’organizzazione è che il suo sistema di gestione deve essere certificato secondo lo standard ISO 14001.

Mentre molte migliaia di organizzazioni hanno già raggiunto questa distinzione, oltre 5 volte più hanno sistemi di gestione certificati secondo lo standard di qualità ISO 9001. Altre migliaia hanno sistemi di gestione in atto ma non hanno ancora cercato la certificazione. Per loro, una progressione logica potrebbe essere quella di espandere il loro attuale sistema di gestione della qualità in un sistema di gestione integrato che soddisfi anche i requisiti della ISO 14001. Questo articolo dà una breve occhiata ai problemi coinvolti nel fare proprio questo. Prima di procedere, chiariamo semplicemente in cosa consistono le serie ISO 9000 e ISO 14000 o la famiglia di standard.

La famiglia ISO 9000 si occupa della gestione della qualità. Ciò significa che cosa fa l’organizzazione per soddisfare i requisiti di qualità del cliente, affrontando al contempo le esigenze e le aspettative degli altri stakeholder.

La famiglia ISO 14000 si occupa della gestione ambientale. Ciò significa che cosa fa l’organizzazione per eliminare o ridurre gli effetti dannosi sull’ambiente causati dalle sue attività.

In entrambi i casi, un’organizzazione dovrebbe mantenere la conformità ai requisiti legali e normativi applicabili e lavorare per il miglioramento continuo delle prestazioni.

Le buone notizie

Conosci quelle conversazioni in cui ti viene chiesto “Vuoi le buone o le cattive notizie?” Bene, in questo caso, non ci sono davvero brutte notizie – solo alcune attività extra e controlli da mettere in atto. Ci occuperemo di quelli tra un momento, ma la buona notizia è che se si dispone di un sistema di gestione conforme alla norma ISO 9001, si è GIÀ conformi alla maggior parte della ISO 14001. Il motivo è che molti dei requisiti sono molto simili. È principalmente solo una questione di attenzione – sulla qualità del prodotto / servizio o sull’ambiente.

quali sono le similitudini e le differenze?

-Analogie

L’elenco seguente, sebbene non esaustivo, indica alcune aree chiave in cui i 2 standard hanno almeno una filosofia e requisiti sostanzialmente simili:

  • Basato sul ciclo Plan-Do-Check-Act
  • Scopo del raggiungimento di un miglioramento continuo
  • Definire la politica generale
  • Stabilisci obiettivi misurabili
  • Assegnare responsabilità / autorità
  • Garantire che le persone siano state formate, competenti e consapevoli del loro ruolo
  • Documentare il sistema
  • Gestisci quei documenti
  • Gestire le attività
  • Gestire le eccezioni
  • Gestire i record
  • Pianificare e condurre audit interni
  • Controllo di gestione

differenze

Oltre a concentrarsi su diversi problemi di conformità, esistono anche alcune differenze pratiche tra i requisiti dei 2 standard. Questi includono:

ISO 9001 è più prescrittivo nei suoi requisiti per la documentazione

Ad esempio, è necessario disporre di un “Manuale della qualità” e di procedure documentate per almeno 6 clausole:

  • Controllo dei documenti
  • Controllo dei record
  • Audit interni
  • Controllo del prodotto non conforme
  • Azione correttiva
  • Azione preventiva

Sebbene ISO 14001 abbia clausole simili e richieda procedure per gestire tali attività, NON devono essere documentate. Tuttavia, se sono già stati documentati ai fini della conformità alla norma ISO 9001, tali procedure documentate esistenti possono essere applicate anche alle attività di gestione ambientale. Devono solo essere rivisti e adattati per soddisfare entrambi gli scopi.

ISO 14001 non include un requisito per qualcosa di simile a un manuale di qualità. Tuttavia, se ne hai già uno, potrebbe essere espanso per includere informazioni pertinenti come la politica ambientale, informazioni sulle responsabilità e le autorità ambientali e una tabella che indica come il sistema affronta le varie clausole ISO 14001. In tali casi, è abbastanza tipico rinominare il Manuale della qualità in Manuale aziendale o Manuale di conformità.

Considerazione degli aspetti e degli impatti ambientali

Per coloro che hanno avuto solo un’esposizione alla gestione della qualità, una delle differenze chiave nella ISO 14001 si trova nella clausola 4.3.1 ASPETTI AMBIENTALI.

Alcuni aspetti delle attività, dei prodotti o dei servizi di un’organizzazione avranno un certo impatto sull’ambiente. Per la tua organizzazione, dovresti identificare quali sono questi aspetti, quali impatti hanno e valutarne il significato. Questa potrebbe essere considerata un’attività di valutazione del rischio. È quindi necessario mettere in atto controlli per gestire quelli considerati significativi. A questo punto, potrebbe essere utile offrire una definizione dei termini “aspetto ambientale” e “impatto ambientale”:

  • Aspetto ambientale Un elemento di un’attività, prodotto o servizio che ha un impatto sull’ambiente
  • Impatto ambientale Una modifica apportata all’ambiente a seguito di un aspetto ambientale

Potresti pensarli semplicemente in termini di Causa ed Effetto. Diamo un’occhiata ad alcuni esempi di aspetti ambientali:

  • Consumo di cartone per prodotti da imballaggio
  • Consumo di carburante per veicoli di consegna
  • Uso di energia per l’illuminazione degli uffici

I seguenti sono esempi di impatti ambientali:

  • Disturbo del rumore per la comunità locale
  • Esaurimento delle risorse energetiche non rinnovabili
  • Inquinamento dell’acqua
  • Inquinamento dell’aria
  • Aumento dei livelli di anidride carbonica nell’atmosfera

Per affrontare questo elemento della norma, è necessaria una prima revisione ambientale per identificare aspetti e impatti, valutarne il significato e pianificare una gerarchia di controlli per gestirli in modo appropriato.

Comunicazioni esterne

Mentre entrambi gli standard richiedono alle organizzazioni di stabilire metodi di comunicazione interna sul sistema di gestione, ISO 14001 richiede anche procedure per la gestione delle comunicazioni con parti interessate esterne come clienti, autorità di regolamentazione e la comunità in generale.

Quali sono le sfide chiave?

Abbiamo chiesto ad alcuni rappresentanti degli organismi di certificazione: qual è la sfida numero 1 per un’organizzazione che va da un SGQ a un IMS che incorpora i requisiti ISO 14001?

Dal punto di vista di Scott Walker, Queensland Operations Support Manager per SAI Global:

La più grande sfida per un SGQ che si trasferisce a un IMS che incorpora i requisiti ISO 14001 è lo spostamento dell’attenzione dai rischi del prodotto a quelli associati all’ambiente e alla salute umana e dalla protezione dei consumatori alla protezione dell’ambiente.

Garry Allan, Senior Environmental Auditor anche con commenti SAI Global:

Molti IMS hanno difficoltà a concentrarsi adeguatamente sui requisiti specifici di ciascuna area.

Ian White, Senior Auditor ambientale e ambientale con Sci-Qual suggerisce:

Un’organizzazione deve definire il quadro EMS relativo sia ai requisiti di sistema della norma 14001 sia agli aspetti ambientali significativi legati alle loro attività. Idealmente, l’Organizzazione effettuerà un audit ambientale delle proprie operazioni per stabilire gli aspetti ambientali associati alle proprie operazioni. Dal punto di vista della redditività commerciale, la Società deve quindi valutare il rischio dei loro aspetti ambientali significativi per ridurre al minimo i potenziali e / o reali impatti ambientali significativi che possono / si verificano a seguito delle loro attività. La sfida numero uno è quella di includere quegli aspetti ambientali significativi, i loro impatti e controlli nelle procedure operative dell’organizzazione.

Quindi, come si passa da un SGQ a un IMS che incorpora i requisiti ISO 14001? Il primo passo è eseguire un’analisi del gap.

Analisi degli scostamenti

Un’analisi del gap è uno studio per confrontare una situazione attuale con una situazione desiderata. Ci sono due domande chiave:

  • Dove siamo adesso?
  • Dove vogliamo andare?

Per rispondere a queste domande nel contesto della gestione ambientale, preparare una tabella che elenca i requisiti ISO 14001 (o almeno una sintesi o interpretazione di essi). Lo standard ISO 14001 può essere ottenuto dall’associazione degli standard locali e da altre fonti approvate. Per ciascuna clausola, è quindi possibile annotare le disposizioni attuali (se presenti) in atto, le lacune tra di esse e le modalità per ottenere la conformità allo standard.

L’analisi del gap può essere eseguita internamente o da un consulente o internamente, magari utilizzando uno strumento di pianificazione disponibile in commercio. La scelta del percorso da seguire può essere determinata da diversi fattori, tra cui il livello di competenza interna, la complessità del business e i suoi aspetti / impatti ambientali. Tuttavia, l’analisi del divario fornisce la prima pietra su cui pianificare e sviluppare l’IMS più ampio.

Come accennato in precedenza, dovrai anche eseguire una prima revisione ambientale.

Certificazione

Molti organismi di certificazione che controllano e certificano ISO 9001 presteranno lo stesso servizio per ISO 14001. Il costo della certificazione di un sistema di gestione integrato che rispetta entrambi gli standard dovrebbe anche essere inferiore al semplice raddoppio del prezzo di una singola certificazione. Possono esserci riduzioni dei costi di amministrazione e dei tempi di audit. Contattare l’organismo di certificazione per discutere le opzioni di certificazione combinate.

Conclusione

È probabile che la preoccupazione per l’ambiente aumenti ulteriormente. Avere un sistema di gestione certificato secondo lo standard ISO 14001 è forse la prova più tangibile dell’impegno ambientale di un’organizzazione.

Per quelli con un sistema di gestione della qualità esistente, il passaggio a un IMS che è anche conforme a ISO 14001 potrebbe essere quello che si immaginava prima. Vale sicuramente la pena considerarlo su molti livelli. Gran parte del lavoro necessario di solito può essere svolto internamente. Ciò può essere assistito da servizi di consulenza, formazione e software di orientamento, per risparmiare tempo e sforzi amministrativi.

Ringraziamenti:

Mille grazie per il prezioso contributo di: Scott Walker e Garry Allan di SAI Global, Ben White e Ian White di Sci-Qual International e Steve Keeling di JAS-ANZ.

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